Case Study — Team dropship US gom chi phí ẩn về một dashboard, ngừng scale nhầm sản phẩm lỗ

Tên khách hàng đã được thay đổi theo thỏa thuận bảo mật. Toàn bộ số liệu và quy trình trong bài viết là thực tế.

1. Bối cảnh: Team dropship US — doanh thu cao, lợi nhuận không rõ

Đối tác D. vận hành mô hình dropship thị trường US. Team gồm 3 người:

•1 người chạy ads (Facebook Ads, TikTok Ads)
•1 người xử lý đơn hàng và làm việc với supplier
•1 người chăm sóc khách hàng (xử lý refund, chargeback, hỗ trợ sau bán)

Quy mô vận hành:

•10–30 SKU chạy song song
•Quảng cáo chủ yếu trên Facebook và TikTok
•Doanh thu khoảng $1,000,000/tháng
•Ads spend khoảng $600,000/tháng
•Chi phí hàng và vận chuyển khoảng $350,000/tháng

Quy trình ra quyết định trước khi dùng AdPase: team nhìn vào ROAS, Cost per Purchase, và số đơn hiển thị trên Ads Manager để quyết định scale hay tắt campaign.

2. Vấn đề: Số liệu trên Ads Manager không phản ánh lợi nhuận thực tế

Sản phẩm ROAS cao nhưng biên lợi nhuận gần bằng 0

Một số sản phẩm có ROAS hiển thị tốt trên Ads Manager. Nhưng khi trừ đi phí thanh toán, refund, hoàn huỷ, phí vận hành, và tỉ lệ giao thành công thực tế — biên lợi nhuận gần như bằng 0. Ngược lại, một số sản phẩm khác có ROAS thấp hơn nhưng tỉ lệ giao cao, refund thấp — lợi nhuận ròng thực tế lại tốt hơn. Team không có data này nên tiếp tục dồn budget vào sản phẩm sai.

Đơn hàng ảo trên platform ads

Ads Manager báo 300 đơn/ngày. Thực tế: 15–30% hoàn huỷ, 10–20% hoàn tiền, COD fail, giao chậm dẫn đến chargeback. Platform ads vẫn tính tất cả là "Purchase" — nhưng tiền không về. Một số campaign có CPM thấp, CPC rẻ, ra nhiều đơn — nhưng tệp khách hàng có tỉ lệ giao thấp, tỉ lệ refund cao. Team nhìn vào số đơn và scale mạnh, trong khi chi phí thực tế đang cao hơn doanh thu thực nhận.

Kết quả cuối tháng

•Doanh thu: $1,000,000
•Ads spend: $600,000
•Cost hàng & vận chuyển: $350,000
•Refund & hoàn huỷ: cao bất thường
•Lợi nhuận ròng: gần bằng 0

Dashboard ads vẫn hiển thị ROAS tốt. Nhưng khi gom tất cả chi phí lại, team không còn lợi nhuận.

3. Triển khai cùng AdPase — gom data chi phí thực về một chỗ

Vấn đề cốt lõi: team ra quyết định dựa trên ROAS của Ads Manager — con số không tính đến refund, hoàn huỷ, phí ship, phí cổng thanh toán. AdPase triển khai lại luồng dữ liệu theo 4 bước:

Bước 1 — Thiết lập P&L real-time theo từng SKU

Hệ thống tự động kéo chi phí ads từ Facebook và TikTok, đối chiếu với doanh thu thực nhận từ store (sau khi trừ refund, hoàn huỷ, phí thanh toán, phí ship). Mỗi SKU có một dòng P&L riêng, cập nhật liên tục trong ngày. Kết quả: team phát hiện 30% ngân sách đang đổ vào những SKU có biên lợi nhuận ròng dưới 5%.

Bước 2 — Loại đơn hoàn/huỷ khỏi báo cáo doanh thu

Trước đây, mọi đơn có status "Purchase" trên Ads Manager đều được tính vào doanh thu. Hệ thống mới tự động loại bỏ đơn hoàn và đơn huỷ — chỉ tính đơn giao thành công và tiền thực sự về tài khoản. Team ngừng scale vào những campaign có nhiều đơn nhưng tỉ lệ hoàn cao.

Bước 3 — Cắt campaign lỗ dựa trên data thực

Với data lợi nhuận ròng theo từng campaign, team áp dụng rule: tắt campaign có tỷ lệ hoàn trên 20% — dù CPC và CPM đang rẻ. Dồn budget vào những SKU có biên lợi nhuận ròng trên 15%. Quyết định không còn dựa trên ROAS hiển thị, mà dựa trên số tiền thực sự còn lại sau khi trừ mọi chi phí.

Bước 4 — Dashboard gom toàn bộ data về một nơi

Toàn bộ data quảng cáo (Facebook, TikTok), data đơn hàng (store), data refund/hoàn huỷ được gom về một dashboard. Team không cần mở nhiều tab hay đối chiếu file Excel — mọi số liệu đã được tính sẵn.

4. Kết quả

•Giảm 20–35% ngân sách đang đổ vào campaign lỗ
•Theo dõi được lợi nhuận ròng real-time — thay vì đợi cuối tháng mới biết lãi hay lỗ
•Ngừng scale sai sản phẩm — budget được phân bổ lại vào SKU có biên lợi nhuận thực
•Team 3 người vẫn giữ nguyên quy mô, không cần thêm nhân sự cho việc đối chiếu data